Pomimo obecnej sytuacji związanej z pandemią koronawirusa świat nie stoi w miejscu, choć mogłoby wydawać się inaczej. Brak pewności i stabilizacji wpływa na bliższe i dalsze plany np. w aspekcie naborów do placówek oświaty. Z takim problemem mierzą się m.im. szkoły, przedszkola czy żłobki, a także opiekunowie oraz ich dzieci. Nie wiedząc jak i kiedy zakończy się obecny rok szkolny 2019/2020, szkoły i przedszkola rozpoczynają nabór na kolejny – 2020/2021. Jaki ma to związek z RODO?
Nie odbiegają one od generalnych zasad dotyczących ochrony danych osobowych. Między innymi podmioty realizujące zadania oświatowe mają obowiązek zapewnić bezpieczeństwo przetwarzania posiadanych danych swoich uczniów (również tych potencjalnych – kandydatów) oraz ich opiekunów. Placówki mają też obowiązek udostępniania informacji o wykorzystywaniu danych podmiotom, których dane są przetwarzane. Dodatkowo, szkoły mają obowiązek wyznaczyć inspektorów danych osobowych oraz opublikować jego dane, w taki sposób by można było się z tymi informacjami zapoznać.
Niezbędnym do rozpoczęcia rekrutacji jest złożenie wniosku, który zawiera podstawowe dane o kandydacie oraz jego opiekunie prawnym. Są to imię i nazwisko, data urodzenia numer PESEL oraz adres zamieszkania kandydata.
Szkoła bądź przedszkole może zażądać w procesie rekrutacji uzupełniających dokumentów świadczących o spełnianiu dodatkowych kryteriów, jeśli kandydat się na nie powołuje oraz dokumenty, które są wymagane jako poświadczenie statusu. Do takich dokumentów można zaliczyć:
Dane te przekazywane są placówce w celu zrealizowania jej obowiązku prawnego co oznacza, że podmiot ten nie potrzebuje wyrażania przez opiekunów kandydatów (bądź samych kandydatów, jeśli są pełnoletni) zgody na przetwarzanie danych osobowych zawartych we wnioskach.
Placówki oświatowe mają obowiązek informowania o przetwarzaniu danych osobowych w przypadku rekrutacji do przedszkoli oraz szkół. Informacje o przetwarzaniu danych osobowych należy przekazać opiekunom kandydatów (kandydatom) w momencie ich pozyskiwania. Może być on spełniony m.in. poprzez:
Prawnie dopuszczone jest udostępnianie (wywieszanie) w widocznym miejscu, w siedzibie placówki list przyjętych oraz nieprzyjętych kandydatów. Opublikowane listy mogą zawierać imię i nazwisko kandydata od liczbę uzyskanych w procesie rekrutacji punktów, które uprawnia do przyjęcia kandydata. Publikacja list powinna trwać nie dłużej niż do końca postępowanie rekrutacyjnego lub postępowania uzupełniającego prowadzonego w danym roku kalendarzowym. Do terminów tych zaliczane są terminy określone do wniesienia wniosku o sporządzenie odmowy przyjęcia kandydata, sporządzenie takiego uzasadnienia oraz wniosku o odwołanie od decyzji o rozstrzygnięciu rekrutacji.
W związku z obecną sytuacją epidemiczną wyniki rekrutacji mogą zostać opublikowane na stronie internetowej jednostek oświatowych. Urząd Ochrony Danych Osobowych wskazuje wyraźnie na wątpliwą możliwość publikacji wskazanych list na portalach społecznościowych lub fanpage’ach tych placówek. Jeśli jednostka zdecyduje się na udostępnienie listy rekrutacyjnej na swojej stronie internetowej – po zakończeniu czasowego ograniczenia w funkcjonowaniu jednostki, należy usunąć listę elektroniczną oraz udostępnić jej standardową wersję w siedzibie placówki.
Jednakże, Urząd Ochrony Danych Osobowych zaleca korzystanie ze środków komunikacji indywidualnej, tj. dyrektorzy placówek oświaty powinni informować opiekunów kandydatów (kandydatów) o wynikach rekrutacji formą elektroniczną.
Jednostka oświaty może przetwarzać dane przekazane w czasie rekrutacji w okresie trwania nauczania, nie dłużej niż do końca okresu, w którym kandydat będzie uczęszczał do tej placówki. Natomiast, dane osobowe podmiotów nieprzyjętych w procesie rekrutacji mogą być przy przechowywane przez placówkę, co do zasady, przez rok.
Komunikat Urzędu Ochrony Danych Osobowych dot. zasad rekrutacji do placówek oświatowych tutaj.
Autor: Monika Skwarek
Redakcja: Marcin Kaleta
