Ochrona danych osobowych w firmie i szkolenia ABI
Wybory korespondencyjne – co dalej z danymi wyborców?

Wybory korespondencyjne – co dalej z danymi wyborców?

mail-1707817_640

Obecna na świecie pandemia zmusza wszystkie organizacje, zarówno publiczne jak i prywatne,  do podejmowania nietypowych działań. Aktualny przestój odbija się na wszystkich podmiotach w każdej dziedzinie funkcjonowania. Nie inaczej było w przypadku działań prowadzących do umożliwienia przeprowadzenia wyborów prezydenckich w Polsce. We wpisie obiektywnie spojrzymy na kwestie udostępnienia danych osobowych obywateli właśnie w celu przeprowadzenia wyborów.

Wybory, te na szczeblu samorządowym jak i państwowym, są bardzo ważnym wydarzeniem dla przyszłości oraz podstawą obecnego systemu władzy. Obecnie, niekorzystne warunki zmuszają do poszukiwania alternatywnych rozwiązań ich przeprowadzenia. Wobec warunków epidemii oraz ryzyka związanego z uczestnictwem w głosowaniu w formie tradycyjnej jednym z rozwiązań jest przeprowadzenie wyborów w formie korespondencyjnej. Z tym działaniem związane jest pozyskiwanie danych osobowych wyborców przez operatora, który wspiera przeprowadzającego w realizacji wyborów w tej formie. Co wobec tego z ochroną danych osobowych wyborców wynikającą z RODO?

RODO a udostępnianie chronionych danych organizacjom

Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/67 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, wyraźnie określa zgodność z prawem przetwarzania danych osobowych. W tym przypadku zastosowanie mogłaby mieć treść art. 6 ust. 1 lit.c oraz lit. e wskazanego rozporządzenia, które uznają za zgodne z prawem przetwarzanie danych osobowych gdy jest ono niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze lub gdy jest ono niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi.

Jakie dane w tym przypadku uznane są za potrzebne do przygotowania wyborów w formie korespondencyjnej?

Są to dane zawierające informacje o imieniu oraz nazwisku uprawnionego do wzięcia udziału w wyborach, jego miejsce zamieszkania oraz obecnie, numer PESEL tej osoby. W wyborach organizowanych w trybie tradycyjnym, osoby wyznaczone w komisjach wyborczych weryfikują dane wyborcy z okazanym dokumentem potwierdzającym tożsamość. W tym przypadku weryfikowane są takie dane jak: imię i nazwisko wyborcy, adres zamieszkania, numer PESEL oraz potwierdzają tożsamość korzystając ze zdjęcia zamieszczonego w dokumencie. Clue każdych wyborów jest właściwa identyfikacja wyborcy i umożliwienie mu oddania poufnego głosu.

Dane gromadzone w rejestrze PESEL wykraczają poza wskazane wyżej – w ograniczonym zakresie pozwalają na identyfikację wyborcy.

Wobec wielu okoliczności – m.in. wobec faktu, że nowelizacja kodeksu wyborczego nie została przeprowadzona przed udostępnieniem danych, narosło wiele wątpliwości co do zasadności udostępnienia danych operatorowi wyborów prezydenckich. Każda ze Stron sporu wykazywała swoje racje niemniej nie ma wątpliwości, że aby przygotować tzw. pakiety wyborcze i sam proces obsługi potrzeba czasu, którego operator w momencie nowelizacji by nie miał. I tak powstał pat. Z jednej strony brak było podstawy prawnej udostępnienia (bądź jej wątpliwość) z drugiej istniały uzasadnione okoliczności warunkujące udostępnienie.

Prezes UODO zajmuje stanowisko w sprawie

Prezes UODO odniósł się do udostępnienia danych osobowych Poczcie Polskiej, jako operatorowi pocztowemu, który miałby przygotować zaplecze niezbędne do przeprowadzenia wyborów korespondencyjnych, chronionych danych osobowych przez Ministerstwo Cyfryzacji. PUODO powołując się na art. 99 ustawy z 16 kwietnia 2020 r. o szczególnych instrumentach wsparcia w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2, który brzmi następująco: Operator wyznaczony w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe, po złożeniu przez siebie wniosku w formie elektronicznej, otrzymuje dane z rejestru PESEL, bądź też z innego spisu lub rejestru będącego w dyspozycji organu administracji publicznej, jeżeli dane te są potrzebne do realizacji zadań związanych z organizacją wyborów Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej bądź w celu wykonania innych obowiązków nałożonych przez organy administracji rządowej. Dane, o których mowa w zdaniu pierwszym, przekazywane są operatorowi wyznaczonemu, w formie elektronicznej, w terminie nie dłuższym niż 2 dni robocze od dnia otrzymania wniosku. Operator wyznaczony uprawniony jest do przetwarzania danych wyłącznie w celu, w jakim otrzymał te dane wskazał wyraźnie, że nie zachodzi pierwsza przesłanka, która odnosi się do realizacji zadań dotyczących wyborów prezydenckich.

Głos Państwowej Komisji Wyborczej

Prezes UODO powołał się stanowisko Państwowej Komisji Wyborczej, która stwierdziła, że udostępnienie danych osobowych jest możliwe, ponieważ istnieje rozwiązanie prawne, na postawie której możliwe jest udostępnienie operatorowi pocztowemu danych osobowych. Rozwiązaniem tym jest decyzja Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 kwietnia 2020 r. Kopia tego dokumentu powinna być dołączona do wniosku o udostępnienie danych osobowych a sam wniosek musi spełniać wymagania co do samej jego formy by mógł zostać uznany za podstawę do przekazania takich danych. Uznano zatem, że takie przetwarzanie jest zgodne z prawem jeżeli jest niezbędne do wypełniania obowiązku prawnego ciążącego na administratorze.

Zgodnie z powyższym, Prezes UODO stwierdził, że po spełnieniu tych warunków, istnieje podstawa prawna do przekazywania danych osobowych Poczcie Polskiej.

Poczta Polska a RODO

Należy zaznaczyć, że Poczta Polska w momencie otrzymania danych osobowych stała się podmiotem przetwarzającym te dane i z tego punku widzenia wydaje się słuszne stwierdzenie, że może wykorzystać te dane wyłącznie w zakresie, w jakim są potrzebne, do realizacji wyborów prezydenckich.

Stan po wyborach – co teraz z danymi

Dyskusja po wyborach 10 maja już ucichła i problem znikł z nagłówków. Sprawa będzie miała zapewne swą kontynuację przy kolejnych wyborach – których terminu jeszcze nie znamy. Niemniej brak jest odpowiedzi na pytanie co się obecnie dzieje z danymi – skoro upadła podstawa przetwarzania (będą kolejne wybory) to wydaje się, że dane powinny być albo zwrócone podmiotowi który je udostępnił albo trwale usunięte. Wydaje się też właściwe, aby proces udostępnienia został powtórzony wobec zmienionego prawa – tak aby wszystko było lege artis.

Stanowisko Prezesa UODO dotyczące przekazania danych osobowych Poczcie Polskiej tutaj.

Powoływane przez UODO stanowisko PKW tutaj.

Monika Skwarek