Ochrona danych osobowych w firmie i szkolenia ABI
Przetwarzanie danych osobowych w naborze do szkół i przedszkoli

Przetwarzanie danych osobowych w naborze do szkół i przedszkoli

jeshoots-com-5EKw8Z7CgE4-unsplash

Pomimo obecnej sytuacji związanej z pandemią koronawirusa świat nie stoi w miejscu, choć mogłoby wydawać się inaczej. Brak pewności i stabilizacji wpływa na bliższe i dalsze plany np. w aspekcie naborów do placówek oświaty. Z takim problemem mierzą się m.im. szkoły, przedszkola czy żłobki, a także opiekunowie oraz ich dzieci. Nie wiedząc jak i kiedy zakończy się obecny rok szkolny 2019/2020, szkoły i przedszkola rozpoczynają nabór na kolejny – 2020/2021. Jaki ma to związek z RODO?

Placówki oświaty a zasady przetwarzania danych osobowych

Nie odbiegają one od generalnych zasad dotyczących ochrony danych osobowych. Między innymi podmioty realizujące zadania oświatowe mają obowiązek zapewnić bezpieczeństwo przetwarzania posiadanych danych swoich uczniów (również tych potencjalnych – kandydatów) oraz ich opiekunów. Placówki mają też obowiązek udostępniania informacji o wykorzystywaniu danych podmiotom, których dane są przetwarzane. Dodatkowo, szkoły mają obowiązek wyznaczyć inspektorów danych osobowych oraz opublikować jego dane, w taki sposób by można było się z tymi informacjami zapoznać.

Jakie dane może przetwarzać placówka oświatowa w procesie rekrutacji?

Niezbędnym do rozpoczęcia rekrutacji jest złożenie wniosku, który zawiera podstawowe dane o kandydacie oraz jego opiekunie prawnym. Są to imię i nazwisko, data urodzenia numer PESEL oraz adres zamieszkania kandydata.

Szkoła bądź przedszkole może zażądać w procesie rekrutacji uzupełniających dokumentów świadczących o spełnianiu dodatkowych kryteriów, jeśli kandydat się na nie powołuje oraz dokumenty, które są wymagane jako poświadczenie statusu. Do takich dokumentów można zaliczyć:

  • orzeczenie lekarskie, które wymagane są w związku z rekrutacją do klas o profilach sportowych
  • oświadczenie o dochodzie na osobę w rodzinie kandydata
  • zaświadczenia związane z prawem pierwszeństwa przyjęcia kandydata do przedszkola lub szkoły

Dane te przekazywane są placówce w celu zrealizowania jej obowiązku prawnego co oznacza, że podmiot ten nie potrzebuje wyrażania przez opiekunów kandydatów (bądź samych kandydatów, jeśli są pełnoletni) zgody na przetwarzanie danych osobowych zawartych we wnioskach.

Obowiązek informacyjny placówek oświatowych

Placówki oświatowe mają obowiązek informowania o przetwarzaniu danych osobowych w przypadku rekrutacji do  przedszkoli oraz szkół. Informacje o przetwarzaniu danych osobowych należy przekazać opiekunom kandydatów (kandydatom) w momencie ich pozyskiwania. Może być on spełniony m.in. poprzez:

  • dołączenie do wniosku klauzuli informacyjnej, w przypadku wniosku składanego w formie elektronicznej – jako załącznika z tej samej formie;
  • wręczenie klauzuli informacyjnej w momencie składania wymaganych dokumentów w formie tradycyjnej.

Publikacja wyników rekrutacji

Prawnie dopuszczone jest udostępnianie (wywieszanie) w widocznym miejscu, w siedzibie placówki list przyjętych oraz nieprzyjętych kandydatów. Opublikowane listy mogą zawierać imię i nazwisko kandydata od liczbę uzyskanych w procesie rekrutacji punktów, które uprawnia do przyjęcia kandydata. Publikacja list powinna trwać nie dłużej niż do końca postępowanie rekrutacyjnego lub postępowania uzupełniającego prowadzonego w danym roku kalendarzowym. Do terminów tych zaliczane są terminy określone do wniesienia wniosku o sporządzenie odmowy przyjęcia kandydata,  sporządzenie takiego uzasadnienia oraz wniosku o odwołanie od decyzji o rozstrzygnięciu rekrutacji.

Publikacja wyników w stanie epidemii

W związku z obecną sytuacją epidemiczną wyniki rekrutacji mogą zostać opublikowane na stronie internetowej jednostek oświatowych. Urząd Ochrony Danych Osobowych wskazuje wyraźnie na wątpliwą możliwość publikacji wskazanych list na portalach społecznościowych lub fanpage’ach tych placówek. Jeśli jednostka zdecyduje się na udostępnienie listy rekrutacyjnej na swojej stronie internetowej – po zakończeniu czasowego ograniczenia w funkcjonowaniu jednostki, należy usunąć listę elektroniczną oraz udostępnić jej standardową wersję w siedzibie placówki.

Jednakże, Urząd Ochrony Danych Osobowych zaleca korzystanie ze środków komunikacji indywidualnej, tj. dyrektorzy placówek oświaty powinni informować opiekunów kandydatów (kandydatów) o wynikach rekrutacji formą elektroniczną.

Jakie dane i jak długo mogą być przetwarzane przez placówkę oświatową w trakcie realizacji nauczania?

Jednostka oświaty może przetwarzać dane przekazane w czasie rekrutacji w okresie trwania nauczania, nie dłużej niż do końca okresu, w którym kandydat będzie uczęszczał do tej placówki. Natomiast, dane osobowe podmiotów nieprzyjętych w procesie rekrutacji mogą być przy przechowywane przez placówkę, co do zasady, przez rok.

Komunikat Urzędu Ochrony Danych Osobowych dot. zasad rekrutacji  do placówek oświatowych tutaj.

Autor: Monika Skwarek

Redakcja: Marcin Kaleta

Monika Skwarek